As ferramentas da gestão da qualidade são muito utilizadas nos ambientes corporativos para a melhoria contínua dos processos. Mas o que muitos deixam de perceber é que elas podem ser adaptadas para cenários menos convencionais, como na gestão escolar. 

Se sua escola deseja levar mais organização e otimizar processos corporativos, saber como fazer um PDCA, uma das principais metodologias corporativas, pode ser um enorme diferencial. Continue a leitura para entender!

O que é PDCA?

Antes de entender como fazer um PDCA, é preciso entender o significado desse conceito. Difundido no Japão na segunda metade do século XX, o PDCA é uma metodologia de gestão utilizada na área da administração para a melhoria contínua ou soluções de problemas de processos em diversas áreas. Sua sigla representa as palavras:

  • plan (planejar);
  • do (fazer);
  • check (checar); 
  • act (ajustar).

Essa ferramenta é tão efetiva que se tornou um dos parâmetros avaliados no ISO 9001:2015, norma que avalia a gestão de qualidade de grandes corporações.

Entre suas possíveis aplicações estão:

  • aperfeiçoamento de processos;
  • identificação e correção de falhas;
  • otimização de tarefas;
  • acompanhamento de indicadores de desempenho;
  • acompanhamento de indicadores de resultado.

Agora que abordamos a parte mais “corporativa” do PCDA, vamos entender como um PCDA pode beneficiar um espaço escolar? 

Afinal, uma escola possui inúmeros processos que podem ser melhorados continuamente, com objetivo de oferecer a melhor aprendizagem para os alunos em um mercado tão competitivo.

Qual a importância do PDCA na educação? 

Uma escola é feita por estudantes, professores, gestores, funcionários, pais e responsáveis. Dessa forma, há vários processos que precisam ser feitos na rotina escolar, tanto do ponto de vista gerencial, quanto educacional. 

Assim, com auxílio do PDCA, a escola realiza a melhoria contínua desses processos, impactando positivamente toda a comunidade escolar. Além do mais, a tomada de decisões como um todo é facilitada por meio da obtenção de dados. Afinal, planejar uma ação no “escuro” acarreta em retrabalho, perda de tempo e custos desnecessários.

Ainda está confuso em como o PDCA pode ser usado na educação? Um exemplo é a captação de alunos, processo que pode ser sempre melhorado. Caso haja uma falha na forma como a instituição aborda os pais de estudantes, a metodologia é capaz de identificá-lo e, assim, corrigi-lo.

Já dentro da sala de aula, o PDCA na educação pode ajudar a identificar quais são as principais dificuldades de aprendizagem dos alunos. Após a identificação e correção do problema, o professor pode ainda acompanhar o andamento da solução aplicada na sala de aula.

Um dos pontos fortes dessa metodologia de gestão é o incentivo à inovação, uma vez que, mesmo após finalizado, o PDCA pode ser feito outras vezes no mesmo ou em outros processos.

Agora que você sabe o que é essa metodologia de gestão, entenda, a seguir, como fazer um PDCA em um ambiente escolar. 

Como fazer um PDCA em uma escola? 

Dentro do ambiente corporativo, o PDCA funciona em cinco etapas, que podem ser adaptadas para o ambiente educacional. Veja a seguir! 

Planejar 

É impossível começar a inovar sem antes planejar, não é mesmo? Para ter um plano de ação que garanta o sucesso da ferramenta na gestão escolar e educacional é recomendado dividir o planejamento em pequenas metas.

Por isso, é fundamental fazer um levantamento dos problemas que precisam ser corrigidos, quais processos devem ser priorizados e se existem novas rotinas na gestão escolar. 

Também é importante inserir no planejamento:

  • dados quantitativos sobre o que se deseja alterar ou incluir;
  • descrições detalhadas de cada etapa;
  • quais ferramentas e metodologias serão necessárias;
  • indicadores de desempenho para mensurar os processos;
  • prazos e responsáveis por cada tarefa. 

Se uma escola deseja resolver o baixo índice de retenção de alunos, é preciso identificar e analisar os possíveis causadores desse problema. Coletar informações com os responsáveis pelos alunos e com os próprios estudantes serão úteis nessa etapa. 

Fazer 

A segunda etapa do PDCA é a execução das tarefas planejadas na fase anterior. É fundamental seguir o que foi planejado, no tempo correto e com as ferramentas corretas. Mas além de colocar a mão na massa, é preciso acompanhar o desenvolvimento dos processos.

No exemplo anterior, digamos que uma possível causa seria o marketing pouco eficaz da instituição de ensino. Ao analisar esses problemas, a escola decidiu refazer as estratégias de marketing e atendimento voltadas para os responsáveis pelos alunos. 

Na fase de execução, essas ações deverão ser colocadas em prática pela instituição.

Após o tempo determinado no planejamento, será necessário avaliar os resultados dessa medida. Ah, caso os profissionais da escola não saibam utilizar as novas metodologias, é sugerido realizar um treinamento – que entra também na fase de execução do PDCA. 

Checar 

No terceiro passo de como fazer um PDCA está a checagem. Lembra dos indicadores de desempenho da etapa de planejamento? Eles serão muito úteis nessa fase.

Também nessa etapa, deve-se fazer a comparação com os dados anteriores ao início do PDCA, para avaliar se realmente houve melhoria do processo. 

Ou seja, em nosso exemplo anterior, caso as novas ações de marketing estejam dando certo, a taxa de retenção vai aumentar. Dessa forma, o ciclo PDCA deve seguir para a próxima etapa. Do contrário, a taxa de retenção vai se manter no mesmo patamar de antes ou diminuir drasticamente. 

Mas caso os resultados colhidos estejam muito abaixo dos parâmetros esperados, o recomendado é retornar para a segunda etapa, com um novo processo.

Ação 

A última etapa de como fazer um PDCA, envolve duas fases que se complementam: a padronização e a conclusão. Caso o resultado seja satisfatório, ele deverá ser usado como padrão da instituição de ensino.

A conclusão, por sua vez, trata-se de analisar e revisar o processo como um todo para avaliar as eventuais falhas que ainda restaram nos processos. Dessa forma, é possível fazer os ajustes necessários e iniciar um novo PDCA desde o começo.

Plataforma AZ e PDCA na gestão educacional 

O PDCA pode facilitar, melhorar e padronizar os processos gerenciais da sua escola. Mas ele não pode ser o único responsável por elevar a qualidade do ensino na sala de aula.

Por isso, é importante aliar essa metodologia organizacional com outras inovações que aprimorem a experiência dos estudantes e da equipe escolar, como a Plataforma AZ. 

Solução educacional da Conexia Educação, ela oferece diversos conteúdos para alunos da Educação Básica até o Pré-vestibular, como trilha personalizada de aprendizado e uma metodologia que estimula a autonomia, o protagonismo e o gosto pelo estudo.

É uma excelente ferramenta para a melhoria educacional, que permite a personalização de acordo com o plano de aulas e as necessidades dos estudantes. Acesse o site para conhecer a Plataforma AZ ou fale com um dos nossos consultores.