Considerada o coração da instituição, a secretaria escolar é onde normalmente acontece o primeiro contato entre o estabelecimento de educação e a comunidade externa. Por causa disso, precisa ter uma gestão eficiente e organizada dos processos administrativos e pedagógicos para o bom funcionamento na aprendizagem como todo.

Além disso, a secretaria escolar lida com diversas informações e documentos importantes para a gestão da instituição e para o acompanhamento da trajetória escolar dos alunos, mesmo após a saída. Neste texto, você entenderá as principais funções do setor. 

A importância da secretaria escolar 

A secretaria escolar é um setor comum em escolas, responsável por realizar diversas tarefas administrativas e burocráticas relacionadas ao funcionamento da instituição de ensino. 

É uma área importante, que lida com a gestão de documentos, registro de informações, atendimento aos familiares e alunos, matrículas, transferências, históricos escolares, entre outras atividades.

Além disso, as principais funções da secretaria escolar incluem:

  • receber, registrar e emitir documentação dos alunos;
  • organizar a matrícula escolar e transferência dos alunos, realizando o cadastro e atualização das informações em sistemas escolares;
  • emitir documentos escolares para a família dos alunos, como boletos e declarações;
  • Atender e orientar os pais e alunos, esclarecendo dúvidas sobre os procedimentos e trâmites da escola, sobretudo no período de matrícula e rematrícula;
  • realizar a gestão e arquivamento de documentos e informações escolares;
  • elaborar atas de reunião;
  • fazer o controle das ocorrências diárias da escola, como faltas de funcionários e professores.

Documentos importantes da secretaria escolar

Como citado, a secretaria escolar é responsável por uma série de documentos importantes relacionados à gestão escolar e ao acompanhamento dos alunos.

Matrícula escolar: a secretaria é responsável por receber e arquivar a documentação dos alunos no momento da matrícula, como certidão de nascimento, comprovante de endereço, histórico escolar, documentos dos responsáveis, entre outros;

Boletins de rendimento escolar: a secretaria escolar é responsável por emitir os boletins de notas e frequência dos alunos ao longo do ano letivo;

Histórico escolar: a secretaria escolar é responsável por manter atualizado o histórico escolar de cada aluno, registrando as notas, frequência e observações;

Certificados e diplomas: a secretaria escolar é responsável por emitir certificados de conclusão de Ensino Fundamental e Médio, além de diplomas de conclusão de cursos — incluindo após a finalização do ciclo profissional no Novo Ensino Médio. 

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5 boas práticas para a secretaria escolar

Desde prestar uma boa comunicação com a comunidade externa até utilizar mecanismos para resguardar as informações, a secretaria escolar poderá adotar diversos procedimentos para uma boa gestão ao longo do ano letivo. Confira! 

Comunicação de qualidade aos pais e responsáveis

Apesar da função social, a escola é uma prestadora de serviço — nesse caso, o serviço tem como objetivo a educação. Assim como em todo negócio, um atendimento claro e efetivo é essencial para captar e fidelizar clientes, e cabe à secretaria escolar estar em contato direto com pais e responsáveis dos alunos ao longo do ano letivo.

Para isso, é importante estabelecer canais de comunicação claros e acessíveis, como um telefone, e-mail ou plataforma online. O bom relacionamento com as famílias é ainda mais importante no período de matrícula, porque a secretaria escolar é responsável por recepcionar interessados em ingressar na instituição de ensino. 

Para auxiliar no atendimento e comunicação com o público, a secretaria escolar poderá estabelecer processos padronizados. Assim, todos os funcionários que atuam no setor terão um padrão a ser seguido, mantendo um nível de qualidade na comunicação com a comunidade escolar.

Clima organizacional agradável

O secretário escolar precisa lidar com todas as figuras da comunidade escolar — ou seja, do diretor até o aluno, esse profissional terá que lidar com pessoas diariamente. Por isso, é fundamental proporcionar um clima organizacional positivo e saudável para que os processos possam ser realizados sem problemas.

É importante criar um ambiente de trabalho onde os professores se sintam confortáveis ​​e seguros para compartilhar ideias, dúvidas e sugestões, sem medo de críticas ou julgamentos. Também é necessário que a escola promova a diversidade e a inclusão, respeitando as diferenças culturais.

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Use tecnologia a favor da secretaria escolar

A tecnologia está presente em diversos processos educacionais, e pode também fazer parte das rotinas da secretaria escolar. Entre os exemplos de tecnologias para a escola está o software de gestão escolar, que realiza diversos processos administrativos automatizados.

Com isso, a escola consegue cadastrar novos alunos e o gerenciamento das matrículas, desde a inscrição até a confirmação de pagamento e emissão de boletos. Além disso, também é possível efetuar a criação e gerenciamento de turmas, definição de horários e a transferência de professores e disciplinas, permitindo uma gestão mais eficiente.

Organização em dia

Mesmo que a escola tenha adotado a opção de documentos digitais, é preciso manter a organização em dia. Até porque, alguns documentos precisam ser mantidos por determinado período mesmo após a saída do aluno, mesmo no ambiente virtual.  

Manter uma secretaria escolar organizada é fundamental para garantir o acesso fácil e rápido aos documentos e informações necessárias. Para isso, é importante estabelecer um sistema de arquivamento e classificação adequado, além de manter o espaço físico limpo e organizado.

Caso sua escola ainda não atue com digitalização, é importante começar a emitir e manter documentos de maneira online. Essa ação diminuirá custos com armazenamento, bem como liberar espaço da escola – que pode ser utilizado para outras finalidades. 

Garantir a segurança e transparência das informações 

A secretaria escolar deve garantir a transparência em relação aos procedimentos e informações relacionadas à gestão escolar. Isso inclui disponibilizar informações atualizadas sobre matrículas, calendário escolar, notas e frequência dos alunos.

Além disso, a secretaria escolar deve garantir a segurança e a privacidade das informações e documentos, evitando o acesso não autorizado e/ou vazamentos. Vale ressaltar que o Brasil conta com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que vale também para as escolas e, por isso, precisa contar com mecanismos de segurança. 

Agora você sabe como funciona a secretaria escolar e como tornar a gestão mais eficiente. Então, acesse o blog da Plataforma AZ para ler outros materiais para aprimorar a administração pedagógica da sua escola.