Apesar de exercer uma função social importante, uma escola funciona como uma empresa. E, como todo negócio que deseja ter sucesso frente à concorrência, é essencial que a gestão esteja atenta ao atendimento ao cliente prestado ao longo do ano letivo. 

É comum a instituição de ensino focar no atendimento escolar no período de matrícula, com plantão de tira-dúvidas, campanhas nas redes sociais e outras ações de marketing e vendas. 

No entanto, essa comunicação aproximada e de qualidade precisa estar presente em todos os momentos. Afinal, o atendimento é um reflexo direto da imagem e reputação da escola – assim como consegue gerar conversão de alunos, pode destruir a credibilidade junto à comunidade escolar. Por isso, acompanhe este post! 

Qual a importância de um bom atendimento dentro de uma instituição de ensino?

Um atendimento eficiente proporciona aos alunos, pais e responsáveis uma experiência positiva, tornando-os mais satisfeitos com a instituição. Afinal, a secretaria escolar costuma ser o primeiro contato com a instituição.

Do ponto de vista pedagógico, um bom atendimento ao cliente contribui para o engajamento dos alunos, o aumento da motivação e o desenvolvimento de um ambiente propício para a aprendizagem.

Ele também pode ajudar na estabilidade financeira da escola, já que o atendimento está diretamente ligado à retenção e captação de alunos. Quando a família do estudante se sente valorizada e bem atendida, é provável que ela efetue a matrícula e permaneça na instituição até a conclusão dos estudos.

Além disso, o atendimento ao cliente de qualidade cria uma imagem positiva da instituição de ensino no mercado educacional. Alunos satisfeitos e pais ou responsáveis felizes tendem a transmitir suas experiências positivas para outras pessoas, o que pode atrair novos alunos e melhorar a reputação. 

Por fim, o relacionamento com pais ou responsáveis do aluno também é beneficiado. Um atendimento eficaz não se limita apenas aos alunos, mas também engloba o relacionamento com a família. Ao fornecer informações e ser receptivo às suas preocupações, a escola estabelece uma parceria positiva para o processo educacional.

Como melhorar o atendimento na escola? 5 dicas da Plataforma AZ

Melhorar o atendimento na escola é fundamental para promover um ambiente educacional acolhedor e satisfatório para alunos e familiares. Por isso, confira sugestões para aprimorar esse processo na sua instituição. 

1. Estabeleça um padrão de atendimento escolar 

Para o atendimento escolar ser um sucesso, a gestão educacional precisa definir um padrão de qualidade em toda a escola, desde a administração até os funcionários da limpeza. É possível estabelecer diretrizes e manuais que enfatizem a importância de atender bem familiares e alunos na instituição – tanto online, quanto offline.  

Quanto aos meios de contato físicos e online, eles devem estar integrados. Assim, o tom de voz, linguagem e demais aspectos que remetem à imagem da instituição de ensino devem ser padronizados, independentemente do canal que o cliente se encontra. Não vale passar informação x na escola, mas apresentar informações y no site da instituição. 

2. Invista em treinamento

Também é importante fornecer treinamento regular aos funcionários sobre habilidades de comunicação, empatia e resolução de conflitos, fundamentais para um atendimento ao cliente eficaz. 

Os funcionários devem estar preparados para lidar com diversas situações e responder adequadamente às necessidades dos alunos e pais, sobretudo quando há novidades e atualizações implementadas na escola. 

Além disso, é essencial a escola fornecer treinamento completo sobre os serviços oferecidos para os funcionários. Assim, eles poderão oferecer informações precisas e úteis aos clientes. 

3. Saiba resolver problemas 

O atendimento de qualidade é essencial para lidar com problemas, reclamações ou dúvidas que possam surgir. Por isso, toda a equipe precisa ter ferramentas e habilidades para ajudar alunos, pais e responsáveis.

Assim, ao ter uma equipe de atendimento ao cliente treinada e eficiente, a instituição pode resolver questões de forma rápida e transparente, garantindo a satisfação de todos e minimizando possíveis conflitos que podem impactar na reputação da escola. 

4. Utilize a tecnologia 

A tecnologia é importante na educação, incluindo na secretaria escolar. Por isso, a instituição de ensino deve aproveitar as soluções tecnológicas disponíveis para aprimorar o atendimento. Ao incorporar a tecnologia de suporte, você estará agilizando os processos e melhorando a experiência do cliente.

Veja sugestões:

  • implemente sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para rastrear informações e interações com os clientes;
  • utilize chatbots ou assistentes virtuais para fornecer suporte rápido e eficiente em tempo real nas redes sociais e no site institucional;
  • deixe a escola presente nas mídias sociais para responder às consultas e comentários dos clientes;
  • utilize ambientes virtuais educacionais, a exemplo da Plataforma AZ, para facilitar a comunicação entre professores, alunos, pais ou responsáveis.

5. Antecipe as necessidades dos clientes

O atendimento escolar oferecido precisa ir além de prestar informações corriqueiras. Nesse sentido, a escola precisa antecipar as necessidades de familiares e alunos e oferecer soluções assertivas. Para isso, apresente informações relevantes, sugestões personalizadas e suporte adicional sempre que possível. 

Por exemplo, se a escola sabe que, perto do período de matrícula, as famílias costumam fazer determinadas perguntas, é preciso ter respostas claras antes mesmo que as dúvidas apareçam. Ao surpreender os clientes com um atendimento proativo, a secretaria escolar estará criando uma ótima experiência na instituição. 

Conte com o AZ

Mais que um sistema de ensino, a Plataforma AZ é uma solução educacional completa. Por isso, oferece recursos também para a escola que deseja oferecer um atendimento escolar de qualidade. O app de relacionamento é um canal de comunicação estreito e interativo que aproxima professores, alunos, gestores e responsáveis.

Além disso, oferece integração total das soluções educacionais na Conexia LEX, com login único e gestão centralizada, para melhor experiência educacional entre a escola e a família. Acesse o site, preencha o formulário e tire suas dúvidas sobre a Plataforma AZ.